Áttekintés

Ügyfelünk felügyeleti rendszerek üzemeltetésével foglalkozó vállalkozás. A feladat egy, a szerződött folyamatos teljesítésű szolgáltatásokat nyilvántartó, automatikus számlázó és ügyfélkezelő rendszer bevezetése volt. Az ügyfelek és a szerződések nagy száma megnehezítette a pontos és korrekt számlázás­t. Az adatok táblázatokban történő nyilvántartása túl sok hibalehetséget hordoz. Egy-egy kimaradó, vagy hibás számla a nagy számok törvénye szerint már komoly veszteséget is okozhat, ezért fontos volt, hogy az emberi tévedéseket kizáró pontos és felhasználóbarát ügyviteli rendszer kerüljön bevezetésre. Az egyedi fejlesztésű ügyviteli rendszer­t az  Ügyvitel.NET Számla^Optimum számlázó- és CRM rendszer­ünkre alapoztuk, számos kiegészítő fejlesztéssel.

Ügyfélkezelés, szerződések rögzítése és nyomtatása

Az egyedi fejlesztésű Ügyvitel.NET Számla^Optimum számlázó- és CRM rendszer­ben ügyfelenként tetszőleges számú szerződés rögzíthető. A szerződések szolgáltatásokat tartalmaznak, különböző, számlázás­t befolyásoló paraméterek beállítási lehetősége mellett. Ilyen lehet a szolgáltatás kezdete, vége, a számlázás gyakorisága, előre- vagy utólag való fizetés.
A rendszer a rögzített szerződés adatok alapján tömegesen képes előállítani nyomtatásra kész, Word formátumú szerződéseket, melyeken a szerződés adatai paraméterezhető formában és helyen feltüntethetőek.

Számlázás

A szerződéseken beállított adatok alapján az egyedi fejlesztésű Ügyvitel.NET Számla^Optimum számlázó- és CRM rendszer a számlázás­t automatikusan, a folyamatos teljesítésű szolgáltatások számlázás­ához kapcsolódó előírásoknak megfelelően elvégzi. A számlák kiállítása előrenyomtatott, csekket is tartalmazó űrlapok kitöltésével történik, melyen a rendszer a csekk adatait is kitölti. Ezt követően a számlák postázása „ablakos” borítékban történik az ügyfelek felé, a rendszer automatikusan kezeli a postázási és számlázás­i címek megfelelő elhelyezését, tehát a felhasználónak már csak a hajtogatás a feladata.

Ügyfél folyószámla kezelés

Az egyedi fejlesztésű Ügyvitel.NET Számla^Optimum számlázó- és CRM rendszer képes a túlfizetések illetve a tartozások nyilvántartására is. Ezekre az adatokra támaszkodva egyenlegközlőt, szükség esetén fizetési felszólítást készít a megfelelő ügyfeleknek.

Áremelések

Az egyedi fejlesztésű Ügyvitel.NET Számla^Optimum számlázó- és CRM rendszer­ben lehetőséget biztosít bizonyos árváltozások automatikus átvezetésére, az áremelésekről az ügyfeleket képes tájékoztatni.