Áttekintés

Ügyfelünk vállalkozása több mint húsz kiskereskedelmi egységből álló bolthálózatot üzemeltet szoftvereink és megoldásaink segítségével, melyek alapja az Ügyvitel.Net Készlet Optimum számlázó­-, raktárprogram és CRM rendszer. A boltok részben Budapesten, részben pedig vidéki nagyvárosokban helyezkednek el, a központi raktár szintén Budapesten található.
A feladat a boltok számlázás­i és készletkezelési rendszerének kialakítása, a forgalmi és készletadatok összegyűjtése, használtcikk-értékesítési rendszer, valamint az üzemegységek közötti hatékony, és kevés hibázási lehetőséget adó kommunikáció kialakítása volt.

Boltok informatikai rendszere

Fontos szempont, hogy a boltok önálló, a központtól, a központi adatbázistól függetlenül önálló működésre képesek, szükség esetén akár internetelérés nélkül is megoldható a számlázás. Minden boltban működik egy-egy Ügyvitel.Net Készlet Optimum számlázó­-, raktárprogram és CRM rendszer., valamint pénztárgép (amely két rendszer adatbázisa egymástól független, így egymás kontrollját lehetővé teszik). A számlázó­- és raktárprogram támogatja a vonalkód leolvasók használatát.
Az ügyviteli rendszer integráltan tartalmaz használtcikk-kereskedelmi rendszert is, amely az idevágó szabályozásnak megfelelő nyomtatványok előállítását elvégzi, lehetőséget ad a termékek meghatározott szabály szerinti bevételezésére és kiadására.
A terméktörzs a központi adatbázisból érkezik, így minden bolt azonos cikk- és árlista szerint végzi az értékesítést.
Helyben telepített speciális etikettnyomtatók végzik a termékek árcímkéinek előállítását a terméktörzs alapján, így egy központi átárazás esetén az új áretikettek elkészítése, a termékek fizikai átárazása könnyedén és zökkenőmentesen elvégezhető.
A boltokban időről időre szükséges leltározás elvégzését vezeték nélküli mobil adatgyűjtők segítségével valósítottuk meg: az adatgyűjtőkbe lekérhető az érintett cikklista, az eszközök segítségével vonalkód alapján elvégezhető a leltározás, majd ennek végeztével a számlázó­- és raktárprogram­ba visszatöltött állományok alapján az ügyviteli rendszer előállítja a szükséges nyomtatványokat, illetve elvégzi a szükséges kivét-bevét műveleteket.

Közös adatbázis

A teljes bolthálózatot és a központot egy közös, a szükséges jogosultságok birtokában internetes felületen elérhető adatbázis köti össze, amely elvégzi a terméktörzs kiosztását az üzemegységek felé, illetve összegyűjti azok forgalmi adatait.
Az egyes boltok számára e  rendszeren keresztül lehetővé válik más boltok raktárkészletének lekérdezése, így érdeklődés esetén átkérhetik az árut a saját telephelyükre, rendelhetnek a központi készletből, illetve a vevőt akár direkt módon átirányíthatják az általa keresett termékből készlettel rendelkező boltba.
A közös adatbázis a külső fejlesztésű webáruház felé is folyamatosan kommunikál terméktörzs, árlista, és készletinformációkat, így azt naprakészen tartja.

Központ

A központi rendszer egyrészről minden olyan funkciót elér és használ, amelyeket a boltoknál részleteztünk, másrészről kiemelt szereplőként innen történik a cikktörzs karbantartása, az árak, termékek meghatározása. Ehhez a központi számlázó­- és raktárprogram­ot használják, így nem szükséges a közös adatbázis internetes felületén történő munka, egyazon rendszerben végezheti a helyi értékesítéshez és raktározáshoz szükséges műveleteket, mint a cikktörzs karbantartását. Ez két szempontból előnyös: a központ az internet stabilitásától függetlenül is működik, másrészt nem szükséges két rendszer betanítása, így egyszerűbb a dolgozók képzése, illetőleg a munkaerő-mozgatás a telephelyek között.

Kommunikáció a boltok között, árumozgatás

A boltok árukészletüket a központi raktárból töltik fel. Az egyes egységek között árumozgatáshoz egyrészről hagyományos szállítólevél készül, másrészről e szállítólevél elektronikus példánya emailen is elküldésre kerül a kiszállítás céljául meghatározott boltba. Az áru megérkezésekor, annak átvételekor a megfelelő ellenőrzések után a szállítólevél tartalma egy kattintással bevételezhető a bolt raktárába, így elkerülhető a dupla adatrögzítés, és az ebből eredő hibázás.

Vezetői információs rendszer

A boltok összegyűjtött forgalmi adatai alapján egy felületen belül elkészíthetőek jelentések, például időszakra vetített forgalomról, készletmozgásról, árrésről, termékre vagy termékcsoportra, tetszőleges boltok szerepeltetésével. Lehetővé válik az egyes boltok eredményességének összevetése, vizsgálata.
A rendszer automatikusan, emailben is képes továbbítani a szükséges információkat, például a napi forgalmat. E funkció eredményeképpen a teljes bolthálózat forgalmát akár egy okostelefon segítségével felügyelhetik a cégvezetés tagjai.