Áttekintés

Napjainkban egyre elterjedtebb megoldás, hogy a hivatalos számla előtt proforma számla, más néven díjbekérő készül az ügyviteli rendszer­ben, melynek átutalása után készül el a végleges számla.

A proforma számla, más néven díjbekérő nyomtatványt a valódi teljesítés előtt kell kiállítani. Amikor a megrendelő elutalta a proforma számla / díjbekérő bizonylaton látható bruttó összeget, kezdődhet meg a valódi teljesítés.

Az Ügyvitel.Net számlázóprogram és raktárprogram termékcsalád mindegyik programjában van lehetőség proforma számla kiállítására a legkisebb Ügyvitel.Net Számla Kompakt számlázóprogram­tól az Ügyvitel.Net Készlet Optimum számlázó-, raktárprogram és CRM rendszer­ig.

A proforma számla / díjbekérő egy nyitott vevői visszaigazolás, mely nem adóügyi bizonylat és nem keletkeztet áfa-fizetési kötelezettséget, de minden a pénzügyi teljesítéshez szükséges adatot tartalmazhat. Akkor készül el a végleges számla (egy kattintással), amikor a díjbekérőt kifizették.

Proforma számla, vagy díjbekérő kiállítása

Az Ügyvitel.Net számlázóprogram­okban, vagy számlázó-, és raktárprogram­okban proforma számla / díjbekérő kiállításakor az alábbiak szerint kell eljárnunk.

1. A Beállítások/Cégfüggő beállítások/Törzsek/Alapszövegek/Visszaigazolás alapszövegek menüpontban beállítható, hogy az új proforma számla / díjbekérő bizonylat milyen alapszövegeket tartalmazzon. (például a láblécbe érdemes beleírni: Figyelem! Proforma számla / díjbekérő, számviteli elszámolásra és általános forgalmi adó visszaigénylésére nem jogosít. A pénzügyi teljesítést követően állítjuk ki és küldjük el a végleges számlát.)

2. A Beállítások/Cégfüggő beállítások/Törzsek/Csoportok/Visszaigazolás menüpontban lehet létrehozni azokat a csoportokat, melyek beállításával a visszaigazolások listáján belül meg lehet különböztetni a vevői visszaigazolásokat a proforma számla / díjbekérő bizonylatoktól.

3. Amennyiben a számlázóprogram­ban a vevői visszaigazolást eredeti funkciója szerint is használatban van, a sémák menüpontot legördítve új visszaigazolás-sémát kell létrehozni. Az új sablon szerkesztésekor kiválasztható, hogy milyen adatok jelenjenek meg a proforma számla / díjbekérő bizonylat fejlécsszövegeiben a számlázóprogram­ban. A bármelyik megjelenő szó dupla kattintással átírható, így a visszaigazolás szót át kell írni proforma számla vagy díjberő szövegre.

4. A proforma számla sablon szerkesztésekor kiválasztható, hogy milyen tételszövegeket jelenítsen meg a számlázóprogram.

5. A proforma számla sablon szerkesztésekor kiválasztható a használni kívánt alapszöveg. E pontban kell kiválasztani a már létrehozott proforma számla alapszöveget. A szerkesztő ablak OK-zása után már új visszaigazolás készítésekor választható sablon a proforma számla / díjbekérő.

6. A számlázóprogramban az Eladás szallagon a Visszaigazolás dobozban látható Új gombra kattintva kezdhető meg az új proforma számla / díjbekérő kiállítása. Az ügyfél és tételek adatai mellett a fent bemutatott beállítási lehetőségeket is érdemes használni (Csoport és Sablon) proforma számla / díjbekérő  vagy vevői visszaigazolás készítésekor.

7. A számlázóprogram­ban elkészített proforma számla / díjbekérő bizonylatot ki is nyomtathatja, vagy pdf-ben el is küldheti e-mailben.

Számla kiállítása proforma számla, vagy díjbekérő alapján

A proforma számla, vagy díjbekérő bizonylat beállításának lépéseit a következő videón meg is tekintheti: https://www.youtube.com/watch?v=ac-GASBFuS4

A számlázóprogramban proforma számla, vagy díjbekérő bizonylat használatát és a bizonylatból készítésének lépéseit a következő videón tekintheti meg: https://www.youtube.com/watch?v=JLgV0HUVsCM

Az Ügyvitel.Net számlázóprogram­okban, vagy számlázó-, és raktárprogram­okban proforma számla / díjbekérő bizonylatból számla kiállításakor az alábbiak szerint kell eljárnunk.

1. A számlázóprogram­ban a visszaigazolások listáját lekérve (tetszőleges paraméterek alapján szűrt listából) megkeressük a számlázni kívánt proforma számla / díjbekérő bizonylatot.

2. A kiválasztott proforma számla / díjbekérő bizonylaton állva jobb klikkel érhető el a számlázás funkció. A funkciót kiválasztva a számlára felkerül minden a kiállításhoz szükséges adat, valamint a hivatkozott proforma számla / díjbekérő sorszáma.

3. A számla szerkesztő ablakban a dátum mezők ellenőrzése után már készen is van a számla, indítható a nyomtatás.